🎯 Mục Tiêu Workflow

• Phát hiện khách hàng mới ngay lập tức khi họ điền form.

• Gửi email chào mừng tự động để tạo trải nghiệm tốt.

• Thông báo cho team sales để follow-up nhanh chóng.

📈 Kết quả: giảm đến 90% thao tác thủ công, giảm nguy cơ bỏ sót lead và tăng tốc độ phản hồi khách hàng.

🛠 Chuẩn Bị Trước Khi Triển Khai

1. Tài khoản Google:

   • Google Sheet chứa dữ liệu khách hàng (các cột: Tên, Email, Sản phẩm quan tâm, Ngày đăng ký).

   • Google Form hoặc bất kỳ nguồn nhập dữ liệu nào đẩy dữ liệu vào Sheet.

2. Tài khoản Gmail & Slack:

   • Gmail: đã xác thực với n8n, đủ quota để gửi email.

   • Slack: đã cài app và cấp quyền chat:write để gửi message.

3. n8n Cloud hoặc Self-host:

   • Đăng nhập được và tạo workflow mới.

   • (Optional) bật Save successful executions để lưu lịch sử chạy.

💡 Tip: chuẩn bị một Sheet test riêng để tránh gửi email thật trong quá trình setup.

🧩 Thiết Kế Workflow Step-by-Step

🟢 Step 1: Google Sheets Trigger

• Node: Google Sheets → Trigger: New Row Added.

• Chọn file & worksheet cần theo dõi.

• Test node để n8n lấy sample data → giúp bạn cấu hình các node sau.

🟡 Step 2: Gmail – Gửi Email Chào Mừng

• Node: Gmail → Send Email.

• Subject:

  Xin chào {{ $json["Tên"] }},
  

• Body:

  Cảm ơn bạn đã quan tâm đến {{ $json["Sản phẩm quan tâm"] }}.
  Team chúng tôi sẽ liên hệ bạn trong 24h tới.
  

• Dùng expression {{$json["Tên"]}} để điền dữ liệu động.

💡 Pro Tip:

• Dùng template email chuẩn (HTML email) để trông chuyên nghiệp.

• Thêm chữ ký công ty, hotline, link website.

🔵 Step 3: Slack – Post Message Cho Team Sales

• Node: Slack → Send Message.

• Channel: #sales-leads.

• Message:

  🚀 Lead mới vừa đăng ký!
  👤 Tên: {{$json["Tên"]}}
  📧 Email: {{$json["Email"]}}
  📦 Sản phẩm: {{$json["Sản phẩm quan tâm"]}}
  🗓 Ngày: {{$json["Ngày đăng ký"]}}
  

💡 Có thể thêm mention @here để thông báo cho toàn team.

🧪 Test & Chạy Thực Tế

1. Bấm Execute Workflow để chạy test.

2. Thêm một dòng mới vào Google Sheet.

3. Kiểm tra log:

   • Node Trigger nhận được data.

   • Gmail node gửi thành công email (kiểm tra hộp thư người nhận).

   • Slack nhận được message mới trong kênh.

Khi mọi thứ ổn → Activate Workflow để chạy tự động 24/7.

⚠ Lưu Ý & Thách Thức

• Quota Gmail: nếu gửi quá nhiều email trong ngày → dùng SMTP riêng hoặc Google Workspace.

• Slack Permission: cần cấp quyền chat:write cho bot.

• Data Trống: thêm IF node trước Gmail để skip nếu cột email trống.

• Bảo mật: dùng Credential Manager để lưu key & token, không hard-code trong node.

💡 Tips Mở Rộng Workflow

✅ Đẩy dữ liệu vào CRM: thêm HubSpot/Pipedrive node sau khi gửi email.
✅ Gửi message cá nhân: ping sales phụ trách theo địa bàn (Slack DM).
✅ Lead Scoring: dùng OpenAI node phân loại lead Nóng – Ấm – Lạnh.
✅ Ghi log: lưu toàn bộ dữ liệu vào một sheet khác để làm báo cáo.
✅ Dashboard: kết nối Google Sheet với Looker Studio → xem số lượng lead theo ngày, tuần.

🎯 Kết Luận – Workflow Đơn Giản, Hiệu Quả Lập Tức

Với chỉ 3 node, bạn đã biến Google Sheets thành một hệ thống thông báo lead real-time.
Đây là workflow lý tưởng cho người mới học n8n, đồng thời là nền tảng để mở rộng lên automation phức tạp hơn:
CRM Integration, AI Lead Scoring, báo cáo tự động hàng tuần.

📞 Hotline: 0352.433.233
📧 Email: cskh@mcivietnam.com