Có Gemini AI nhưng vẫn làm việc theo cách cũ

Trong nhiều doanh nghiệp, việc ứng dụng Gemini AI thường bắt đầu bằng một thông báo khá đơn giản: nhân sự được khuyến khích sử dụng AI để hỗ trợ công việc.

Sau đó, mỗi người tự tìm hiểu và sử dụng theo kinh nghiệm cá nhân. Người dùng Gemini để viết email, người dùng để lên ý tưởng nội dung, người chỉ mở công cụ khi cần tra cứu nhanh. Không có hướng dẫn cụ thể, không có quy trình chung và cũng chưa xác định rõ AI nên tham gia vào bước nào trong công việc.

Kết quả là Gemini AI chỉ trở thành một công cụ hỗ trợ rời rạc, thay vì trở thành một phần trong hệ thống vận hành của doanh nghiệp. Một nhân viên có thể dùng AI để viết bản nháp báo cáo, nhưng vẫn phải tự tổng hợp dữ liệu thủ công. Bộ phận Marketing có thể dùng AI để đề xuất ý tưởng, nhưng chưa biết cách cung cấp bối cảnh thương hiệu để nội dung tạo ra sát với khách hàng mục tiêu. Nhân sự có thể yêu cầu Gemini viết mô tả công việc, nhưng kết quả nhận về lại giống hàng loạt mẫu tuyển dụng phổ biến trên mạng. AI đã được sử dụng, nhưng cách làm việc gần như chưa thay đổi.

Những dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đang ứng dụng Gemini AI chưa hiệu quả

Doanh nghiệp không nhất thiết phải chờ đến khi có báo cáo đo lường mới nhận ra vấn đề. Một số biểu hiện thường xuất hiện khá rõ trong quá trình làm việc hằng ngày. Nhân sự chỉ sử dụng Gemini AI để hỏi đáp đơn giản phần lớn câu lệnh thường dừng lại ở những yêu cầu như:

• Viết một email gửi khách hàng.
• Tóm tắt nội dung tài liệu.
• Lên ý tưởng bài đăng.
• Viết lại đoạn văn chuyên nghiệp hơn.

Đây đều là những ứng dụng hữu ích, nhưng mới chỉ khai thác lớp năng lực cơ bản của AI. Khi không biết cách chia nhỏ nhiệm vụ, cung cấp dữ liệu đầu vào và thiết lập yêu cầu đầu ra, nhân sự khó sử dụng Gemini cho những công việc phức tạp hơn.

Kết quả AI tạo ra phải sửa lại quá nhiều Gemini AI có thể phản hồi rất nhanh, nhưng nhanh không đồng nghĩa với đúng nhu cầu. Nếu người dùng chỉ nhập một yêu cầu ngắn, thiếu mục tiêu, thiếu đối tượng và thiếu bối cảnh, kết quả thường chung chung. Nhân sự sau đó phải chỉnh sửa lại giọng văn, bổ sung thông tin, kiểm tra logic và thay đổi cấu trúc. Trong trường hợp này, AI không thực sự giúp tiết kiệm thời gian. Công cụ chỉ chuyển công việc từ “tự viết từ đầu” sang “sửa một bản nháp chưa phù hợp”.

Mỗi phòng ban sử dụng AI theo một cách khác nhau một số nhân sự có kỹ năng tốt sẽ khai thác Gemini hiệu quả hơn. Những người ít tiếp xúc với công nghệ lại cảm thấy AI khó sử dụng hoặc không cần thiết. Điều này tạo ra khoảng cách lớn giữa các cá nhân và phòng ban. Doanh nghiệp không hình thành được tiêu chuẩn chung, trong khi kết quả phụ thuộc quá nhiều vào khả năng tự học của từng người.

Không đo lường được hiệu quả sau khi triển khai nhiều doanh nghiệp biết nhân viên đang sử dụng Gemini AI, nhưng không trả lời được những câu hỏi quan trọng:

• Công cụ đã giúp tiết kiệm bao nhiêu thời gian?
• Tác vụ nào được xử lý nhanh hơn?
• Chất lượng đầu ra có được cải thiện không?
• Phòng ban nào đang ứng dụng AI hiệu quả nhất?
• Những công việc nào vẫn chưa thể tối ưu?

Khi không có tiêu chí đánh giá, doanh nghiệp rất khó xác định việc ứng dụng AI đang tạo ra giá trị hay chỉ dừng lại ở một phong trào công nghệ.

Vì sao Gemini AI chưa tạo ra thay đổi rõ rệt?

Doanh nghiệp tập trung vào công cụ nhưng bỏ quên người sử dụng, một công cụ tốt chỉ phát huy giá trị khi người dùng hiểu cách vận hành nó. Gemini AI cũng không ngoại lệ. Nhiều doanh nghiệp đầu tư tài khoản và khuyến khích nhân sự sử dụng, nhưng chưa đào tạo kỹ năng đặt câu lệnh, kiểm tra kết quả hay kết hợp AI với nghiệp vụ chuyên môn. Khi thiếu kiến thức nền tảng, nhân sự dễ hình thành hai thái cực: quá tin tưởng vào kết quả AI hoặc không tin tưởng và từ bỏ công cụ sau vài lần sử dụng chưa hiệu quả.

Nội dung đào tạo quá chung chung: Một buổi giới thiệu Gemini AI có thể giúp nhân sự hiểu công cụ là gì, nhưng chưa đủ để họ áp dụng vào công việc. Marketing, Kinh doanh, Nhân sự, Tài chính và Vận hành đều có những nhu cầu khác nhau. Nếu chương trình đào tạo chỉ dừng lại ở việc giới thiệu tính năng, người học sẽ biết Gemini “có thể làm được nhiều việc” nhưng không biết chính xác mình nên sử dụng vào đâu. Đào tạo hiệu quả cần xuất phát từ công việc thực tế, không phải từ danh sách tính năng.

Chưa chuẩn hóa dữ liệu và quy trình đầu vào AI không thể tạo ra kết quả chính xác khi dữ liệu đầu vào thiếu rõ ràng. Chẳng hạn, doanh nghiệp muốn Gemini hỗ trợ xây dựng nội dung truyền thông nhưng chưa có tài liệu về giọng thương hiệu, chân dung khách hàng hay quy chuẩn trình bày. Khi đó, kết quả AI tạo ra khó đồng nhất với định hướng chung.  Tương tự, nếu quy trình nội bộ còn rời rạc, Gemini cũng khó được tích hợp vào một cách có hệ thống.

Chưa có quy định về bảo mật và kiểm soát thông tin một số nhân sự e ngại sử dụng AI vì không biết dữ liệu nào được phép đưa vào công cụ. Trong khi đó, một số người khác có thể vô tình nhập thông tin nội bộ hoặc dữ liệu khách hàng mà chưa đánh giá rủi ro. Thiếu quy định rõ ràng khiến doanh nghiệp vừa khó mở rộng việc ứng dụng AI, vừa đối mặt với nguy cơ sử dụng sai cách.

Từ sử dụng tự phát đến ứng dụng có hệ thống

Để Gemini AI thực sự tạo ra giá trị, doanh nghiệp cần chuyển từ tư duy “cho nhân viên dùng thử” sang “thiết kế cách làm việc mới có AI hỗ trợ”. Quá trình này có thể bắt đầu từ những bước cụ thể.

Xác định đúng các tác vụ cần tối ưu doanh nghiệp không cần đưa AI vào tất cả công việc cùng lúc. Thay vào đó, hãy bắt đầu từ những tác vụ:

• Có tính lặp lại cao.
• Tốn nhiều thời gian tổng hợp.
• Có cấu trúc đầu vào và đầu ra tương đối rõ.
• Thường xuyên phải chỉnh sửa văn bản hoặc xử lý thông tin.

Ví dụ, Gemini AI có thể hỗ trợ xây dựng bản nháp email, tổng hợp nội dung họp, lập khung báo cáo, chuẩn hóa tài liệu, phân loại phản hồi khách hàng hoặc đề xuất kế hoạch ban đầu. Khi lựa chọn đúng bài toán, hiệu quả của AI sẽ dễ quan sát và đo lường hơn.

Đào tạo theo tình huống công việc thực tế thay vì chỉ dạy cách viết prompt, doanh nghiệp nên để nhân sự thực hành trực tiếp trên các nhiệm vụ quen thuộc. Nhân viên Marketing có thể xây dựng kế hoạch nội dung dựa trên chân dung khách hàng. Bộ phận Kinh doanh có thể tạo kịch bản tiếp cận cho từng nhóm khách hàng. Nhân sự có thể thiết kế quy trình sàng lọc và bộ câu hỏi phỏng vấn. Bộ phận Vận hành có thể chuẩn hóa biên bản, checklist và báo cáo định kỳ. Khi bài học gắn với công việc hằng ngày, người học sẽ hiểu rõ Gemini AI giúp mình giải quyết vấn đề gì.

Xây dựng thư viện prompt dùng chung mỗi phòng ban nên có một bộ câu lệnh mẫu được kiểm nghiệm và cập nhật thường xuyên. Một prompt tốt không chỉ có yêu cầu. Nó cần thể hiện rõ bối cảnh, vai trò, mục tiêu, dữ liệu đầu vào, tiêu chí đánh giá và định dạng kết quả. Thư viện prompt giúp nhân sự không phải bắt đầu từ con số không, đồng thời tạo ra sự thống nhất về chất lượng đầu ra trong toàn doanh nghiệp.

Thiết lập quy trình kiểm tra kết quả Gemini AI nên đóng vai trò hỗ trợ, không phải người đưa ra quyết định cuối cùng. Doanh nghiệp cần hướng dẫn nhân sự kiểm tra độ chính xác, tính logic, tính phù hợp mức độ an toàn của nội dung trước khi sử dụng. Với những tài liệu quan trọng, kết quả AI phải được rà soát bởi người có chuyên môn. Đây là bước cần thiết để doanh nghiệp vừa tận dụng tốc độ của AI, vừa duy trì chất lượng và trách nhiệm trong công việc.

Đo lường trước và sau khi triển khai hiệu quả ứng dụng Gemini AI nên được đánh giá bằng các chỉ số cụ thể như:

• Thời gian hoàn thành một tác vụ.
• Số lần phải chỉnh sửa.
• Số lượng công việc được xử lý.
• Mức độ hài lòng của nhân sự.
• Chất lượng đầu ra theo tiêu chuẩn của doanh nghiệp.
• Tần suất sử dụng AI trong từng phòng ban.

Dữ liệu đo lường sẽ giúp doanh nghiệp xác định đâu là mô hình hiệu quả để tiếp tục nhân rộng.

Đào tạo nội bộ là nền tảng để Gemini AI tạo ra giá trị

Khoảng cách giữa một doanh nghiệp “có sử dụng Gemini AI” và một doanh nghiệp “ứng dụng Gemini AI hiệu quả” nằm ở năng lực của đội ngũ. Một chương trình đào tạo nội bộ phù hợp không chỉ giúp nhân sự biết cách sử dụng công cụ. Quan trọng hơn, chương trình cần giúp họ hiểu cách đưa AI vào từng nhiệm vụ, xây dựng quy trình phối hợp và kiểm soát chất lượng đầu ra. Đào tạo cũng là cơ hội để doanh nghiệp thống nhất phương pháp sử dụng AI giữa các phòng ban, xây dựng thư viện prompt và hình thành văn hóa làm việc mới: con người tập trung vào tư duy, đánh giá và ra quyết định; AI hỗ trợ xử lý những phần việc lặp lại và tốn thời gian.

Công cụ mạnh chưa đủ, doanh nghiệp cần một cách triển khai đúng

Gemini AI không tự động làm tăng năng suất ngay khi được đưa vào doanh nghiệp. Nếu thiếu mục tiêu, đào tạo và quy trình, AI rất dễ trở thành một công cụ dùng thử rồi nhanh chóng bị bỏ quên. Ngược lại, khi doanh nghiệp lựa chọn đúng tác vụ, đào tạo theo nghiệp vụ và xây dựng tiêu chuẩn sử dụng rõ ràng, Gemini AI có thể trở thành một trợ lý hỗ trợ thiết thực trong công việc hằng ngày.

Điều doanh nghiệp cần không phải là yêu cầu nhân sự sử dụng AI nhiều hơn, mà là giúp họ sử dụng AI đúng hơn. MCI cung cấp chương trình đào tạo Gemini AI nội bộ được xây dựng theo nhu cầu và đặc thù công việc của từng doanh nghiệp. Nội dung tập trung vào thực hành, ứng dụng trực tiếp và hỗ trợ đội ngũ từng bước đưa AI vào quy trình làm việc một cách hiệu quả, an toàn và có thể đo lường.